Politique de protection des données de Fed Group

La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois le 07 novembre 2024

1. Généralités

La société RECRUTEMENT FED INC (ci-après la « Société ») vous encourage à lire attentivement la présente Politique de Confidentialité (ci-après la « Politique ») avant d'utiliser le site Internet https://www.fed-group.ca/ (le « Site »).

La présente Politique précise la manière dont la Société traite, utilise et conserve les Renseignements Personnels qu’elle recueille lorsqu’elle est mandatée par ses clients pour recruter un candidat ou lorsqu’un candidat soumet sa candidature à un poste à pourvoir (ci-après nos « Services »).

Toute personne qui entre en contact avec la Société, via les formulaires de contact disponibles sur le Site, par téléphone, par courriel, sur les réseaux sociaux ou par tout autre moyen ainsi que toute personne qui consulte le présent Site, sont désignées dans la présente Politique comme « Utilisateur » ou « Utilisateurs » de nos Services. Les Utilisateurs sont dans la plupart des cas des candidats ou potentiels candidats à des offres d’emploi de la Société pour elle-même ou ses clients.

Tout Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance et accepte que ses Renseignements Personnels soient traités de la manière décrite dans la présente Politique lorsqu’il navigue sur le Site ou communique par tout moyen avec la Société. Cette Politique peut être téléchargée du Site ou communiquée à la demande de l’Utilisateur.

2. Définition de Renseignements Personnels

Un renseignement personnel est une information ou un ensemble d’informations qui permet d’identifier un individu, directement ou indirectement. Ces informations sont, par exemple, les noms et prénoms, les adresses et numéros de téléphones résidentiels, les adresses électroniques personnelles, les renseignements figurant sur des pièces d’identités délivrées par le gouvernent (numéro d’assurance sociale, permis de conduire, passeport ou autre document similaire), la date de naissance et l’âge. (« Renseignement Personnel »)

Pour les fins de la présente Politique, les termes « Renseignement », « Renseignements » et « Renseignements Personnels » ont la même signification.

3. Collecte de Renseignements Personnels

Dans le cadre de ses Services, la Société pourra collecter les Renseignements Personnels suivants des Utilisateurs, notamment et sans limitations :

• Des renseignements sur votre identité : nom* et prénom* ;

• Photo ;

• Coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone personnel*, adresse électronique personnelle* ;

• Informations liées à votre vie professionnelle et académique par le biais du curriculum vitae*, des lettres de motivation, etc. ;

• Prises de référence (avec le consentement du candidat) ;

Dans le cadre de l’utilisation du Site, la Société collecte :

• Les renseignements de connexion (renseignements techniques collectés via les cookies utilisés sur le Site : adresse IP et/ou MAC de votre terminal, le type de terminal, la version accord donné via notre bannière d’acceptation des cookies [s’agissant des cookies soumis au consentement]) ;

Les informations identifiées par un astérisque sont obligatoires. À défaut, votre demande ne pourra pas être traitée ou son traitement sera retardé.

Les Renseignements pourront être collectés par la Société sur le Site dans le cadre du remplissage du formulaire de contact du Site, lors des candidatures en réponse aux offres d’emploi ou candidatures spontanées, à l’occasion des échanges avec la Société ou par tout autre moyen (par exemple, site partenaire, réseaux sociaux).

Les Renseignements Personnels recueillis sur le Site sont issus de l’enregistrement volontaire par les Utilisateurs de leur adresse de courrier électronique et/ou de Renseignements Personnels les concernant, permettant de bénéficier des services présents sur le Site tels que les forums de discussion, les offres d’emplois, les lettres d’information périodiques, les communiqués de presse, les publications des filiales de la Société, à l’exception des adresses IP enregistrées automatiquement.

Ces Renseignements seront traités de façon strictement confidentielle et feront l’objet de précautions de nature à assurer la sécurité de ces derniers afin d’empêcher qu’ils puissent être endommagés, modifiés, détruits ou communiqués à des tiers non autorisés.

4. Fins de la collecte

La collecte a pour finalité de permettre à la Société et ses filiales d’offrir ses Services et notamment :

• Répondre aux demandes des Utilisateurs, en particulier aux candidatures en réponse à des offres d’emplois, de stage et aux candidatures spontanées pour un poste auprès d’un client de la Société ou auprès de la Société elle-même ;

• Contacter les Utilisateurs par courrier électronique afin de les tenir informés des sujets relatifs à leur recherche d’emploi, à leur secteur d’activité ou à leur métier et leur adresser les publications de la Société à leur demande ;

• Contacter ultérieurement le candidat pour lui présenter une offre d’emploi différente à celle pour laquelle il a postulé, si la Société croit que cette autre offre d’emploi correspond mieux aux capacités et aptitudes du candidat.

• Évaluer les capacités et aptitudes des candidats à occuper les postes à pourvoir ;

• Sélectionner et présenter les candidatures aux clients de la Société ;

• Constituer une base de données de candidats pour les besoins des Services de la Société ;

• Permettre à l’Utilisateur d’accéder aux espaces interactifs du Site ;

• Conserver les données de nature à permettre l’identification des auteurs des messages hébergés sur les espaces de discussion du Site ;

• Répondre aux questions et demandes d'information des Utilisateurs ;

• Améliorer et personnaliser l’expérience des Utilisateurs en leur fournissant l'accès à un service client et en leur proposant des réponses adaptées à leurs besoins ;

• Permettre le fonctionnement du Site.

5. Les bases légales de la collecte et autres traitements des Renseignements Personnels

Selon le cas, la collecte et autres traitements de Renseignements Personnels sont réalisés au titre :

• du consentement de la personne concernée, lorsqu’elle transmet des informations à la Société ;

• de l’intérêt légitime de la Société à recruter de nouveaux collaborateurs intérimaires ou permanents, présenter de nouveaux candidats à ses clients, développer son activité, mieux connaître la fréquentation du Site ou pour autrement exécuter ses Services ;

• l’exécution d’un contrat ; et / ou

• l’existence d’une ou plusieurs obligations légales ou règlementaires exigeant la collecte de certains Renseignements Personnels. Dans ce cas, l’Utilisateur est ainsi tenu de fournir les Renseignements sollicités.

Vous êtes informé qu’en cas d’opposition au traitement ou si vous transmettez des Renseignements Personnels erronés ou fantaisistes, les Services liés à la collecte de ces Renseignements ne pourront pas être rendus, la responsabilité de la Société ne pouvant en aucun cas être engagée à ce titre.

6. Destinataire(s) de la collecte

Les Renseignements Personnels sont traités et destinés à la Société. Afin de traiter les demandes des Utilisateurs, les Renseignements Personnels sont susceptibles d’être destinés aux autres filiales du Groupe FED, aux clients de la Société, aux fournisseurs de services de la Société ainsi qu’à des tiers, selon le détail ci-dessous :

• Les Renseignements Personnels collectés au moyen des formulaires de contact (pour candidature à une offre ou recevoir des publications) sont destinés aux personnes en charge du traitement de l’information au sein de la Société et ses filiales ;

• En cas de connexion à un site tiers depuis le Site de la Société, des renseignements de connexion peuvent être collectés par ce tiers. Dans ce cas, il est conseillé de consulter la politique de protection de renseignements personnels de ce tiers ;

• Les Renseignements Personnels collectés au moyen des réponses apportées aux offres d’emploi et de stages figurant sur le Site et aux candidatures spontanées sont destinés aux personnes en charge du recrutement au sein de la Société et filiales du Groupe FED, afin de traiter le processus de candidature et à son éventuelle présentation aux clients dans le cadre des missions qui nous sont confiées ;

• Lorsque les Utilisateurs se portent candidat à un emploi et/ou une opportunité professionnelle, la Société pourra transmettre votre candidature et des informations vous concernant aux entreprises clientes ayant mandaté la Société pour rechercher des profils correspondants à ses besoins. Le partage de Renseignements Personnels au client de la Société est encadré contractuellement.

• Dans le cadre des services qu’ils fournissent à la Société, certains fournisseurs de services, tels que des fournisseurs de services techniques et de paie pourraient avoir accès à vos Renseignements Personnels.

Les Renseignements Personnels collectés par la Société sur le Site sont à usage purement interne et ne font l’objet d’aucune communication, cession ou divulgation à des tiers autres que ceux mentionnés ci-dessus, sans l’autorisation expresse et écrite de l’Utilisateur concerné, sauf contraintes légales ou judiciaires.

Pour toute question relative au partage de Renseignements entre la Société et ses clients et pour exercer vos droits, veuillez contacter la Société directement et non pas le client de la Société.

En revanche, en cas de recrutement par une entreprise cliente de la Société, toutes les demandes concernant vos Renseignements Personnels collectés par cette entreprise dans le cadre de l’exécution du contrat de travail que vous aurez conclu avec elle doivent être adressées directement à cette dernière.

7. Transfert des Renseignements Personnels à l’extérieur du Québec

Vos Renseignements Personnels sont susceptibles d’être transférés à des fournisseurs de services techniques (hébergement et maintenance du site, stockage des Renseignements Personnels) situés à l’extérieur du Québec et peuvent également être accessibles par les autres filiales du Groupe FED situées à l’extérieur du Québec.

Lorsque vous nous fournissez des Renseignements Personnels vous concernant, vous consentez au transfert de ces derniers vers des juridictions hors Québec dont les règles de protection des données pourraient différer à celles en vigueur au Québec. Lorsque vos Renseignements Personnels se trouvent à l’extérieur du Québec, ils sont soumis aux lois et règlementations du pays dans lequel ils sont détenus.

Dans le cadre de ces transferts, la Société se conformera à ses obligations légales en vertu de la législation et de la règlementation québécoise en matière de protection des renseignements personnels. À titre d’exemple, la Société a conclu des ententes écrites avec ses fournisseurs de services techniques et avec les autres filiales du Groupe FED. Par le biais de ces ententes, vos Renseignements Personnels sont protégés contre tout accès, collecte, utilisation et divulgation non autorisés.

8. Politique de conservation des Renseignements Personnels

Durée de conservation et de destruction des Renseignements Personnels

Vos Renseignements Personnels et/ou informations relatives à la navigation de l’Utilisateur seront conservés pour la durée nécessaire aux finalités du traitement concerné et pour nous conformer à nos obligations légales et règlementaires.

La durée de conservation est de cinq (5) ans après le dernier contact avec le candidat. Dans le cas des intérimaires et salariés de la Société, les Renseignements Personnels seront conservés durant la période d’emploi avec la Société et pour la durée requise en vertu des lois applicables.

Les Renseignements Personnels collectés lors de votre navigation et/ou connexion sur notre Site, seront conservés 6 mois maximum.

Support de conservation

Les Renseignements Personnels sont conservés et stockés dans une version électronique sur des serveurs sécurisés. Dans ce cadre, la Société met tout en œuvre pour protéger les Renseignements Personnels des Utilisateurs, conformément à l’article 12 « Sécurité » de la présente Politique.

Rôle et responsabilité des destinataires des Renseignements Personnels pendant la durée de conservation

La Société applique des règles strictes concernant la protection des Renseignements Personnels pendant la durée de leur conservation. Les destinataires internes à la Société et autres filiales du Groupe FED sont tenus de respecter les règles de sécurité et de respect des droits des Utilisateurs mises en place au sein de toutes les filiales du Groupe FED. Ils doivent notamment :

• éviter de reproduire les Renseignements Personnels sur un autre support que l’électronique ;

• détruire les supports papiers à l’aide d’une déchiqueteuse à papier ;

• fermer leurs ordinateurs lorsqu’ils ne sont pas sur leur poste de travail ;

• demander aux Utilisateurs seulement les Renseignements Personnels nécessaires au traitement de leur demande ou pour leur offrir un emploi en accord avec leurs compétences ;

• transférer les demandes d’exercice des droits dans les meilleurs délais au Responsable à la protection de la vie privée.

Il est, en outre, interdit de transférer les Renseignements Personnels à des tiers non qualifiés pour traiter les Renseignements Personnels.

9. Politique de destruction des Renseignements Personnels

À la fin de la durée de conservation précisée à l’article 7 « Durée de conservation des renseignements personnels », lesdits Renseignements Personnels sont détruits de façon sécurisée ou anonymisés afin que la personne concernée ne puisse plus être identifiée, dans la mesure qu’une telle anonymisation soit permise par la loi applicable.

La Société peut procéder à la destruction des renseignements personnels dans les cas suivants :

• Les Renseignements Personnels doivent être supprimés pour que la Société se conforme à une obligation légale ;

• La conservation des Renseignements Personnels n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles ils ont été collectés.

10. Droits des Utilisateurs sur leurs Renseignements Personnels

Conformément aux lois applicables en matière de protection de renseignements personnels présentement en vigueur, vous pouvez :

• Demander que vos Renseignements Personnels soient rectifiés si ceux-ci sont inexacts ou incomplets ;

• Soumettre une demande d’accès aux Renseignements Personnels que la Société détient sur vous. Le droit d’accès implique que toute personne a le droit de consulter les Renseignements Personnels qu’une organisation détient à son sujet et de contester l’exactitude ou l’exhaustivité des Renseignements Personnels et demander ainsi des corrections, le cas échéant.

Limites au droit d’accès :

- Les Renseignements Personnels contiennent des Renseignements Personnels sur d’autres personnes ;

- L’existence des raisons d’ordre juridique, de sécurité ou d’ordre commercial exclusives ;

- Le fait que les Renseignements soient protégés par le secret professionnel ;

- L’existence d’une procédure judiciaire en cours.

Lorsqu’il existe une limite à la communication des Renseignements Personnels, la Société en informera la personne concernée des raisons pour lesquelles il lui est refusé l’accès à la fourniture totale ou partielle des informations demandées.

• Retirer votre consentement à la communication, l’utilisation ou la conservation de vos Renseignements Personnels recueillis, à tout moment, sous réserve de restrictions prévues par la loi. Veuillez noter que ceci aura pour effet que la Société ne sera plus en mesure de vous fournir ses Services.

Afin d’exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez contacter la Responsable à la protection de la vie privée dont les coordonnées sont indiquées à la section 15 ci-dessous.

Dans certains cas, un justificatif d’identité en cours de validité pourra être demandé à l’Utilisateur pour traiter sa demande.

Toute demande doit être claire, précise et justifiée.

11. Votre engagement de sincérité

En nous transmettant sa candidature via nos sites Internet ou via les réseaux sociaux (LinkedIn, Viadeo…), l’Utilisateur s’engage à ne fournir que des informations sincères et réelles le concernant : son parcours professionnel, les diplômes obtenus, la durée des postes occupés ainsi que leurs natures (CDD, CDI, Stage, Intérim, Contrat de Professionnalisation…) Nous précisons, que lors de notre processus de recrutement, ces renseignements feront l'objet d'une vérification.

12. Témoins de connexion (« cookies »)

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie (ou témoin de connexion) est un fichier texte susceptible d'être enregistré, dans un espace dédié du disque dur de l’ordinateur de l’Utilisateur à l'occasion de la consultation d'un service en ligne grâce à un logiciel de navigation.

Il est transmis par le serveur d'un site Internet à votre navigateur. À chaque cookie est attribué un identifiant anonyme. Un cookie ne permet pas de remonter à une personne physique.

À quoi servent les cookies ?

Les cookies permettent à la Société d’améliorer l’expérience des Utilisateurs du Site par l’identification des rubriques visitées et la personnalisation des informations utiles pour personnaliser les Services, de faciliter la navigation sur le Site, de détecter et d’anticiper les fraudes.

Lorsque l’Utilisateur consulte le Site nous pouvons être amenés à installer, sous réserve de votre acceptation, différents cookies :

• des cookies de session, qui disparaissent dès que vous quittez le site ;

• des cookies permanents, qui demeurent sur votre terminal jusqu’à expiration de leur durée de vie ou jusqu’à ce que vous les supprimiez à l’aide des fonctionnalités de votre navigateur ;

• des cookies de statistiques (permettant de mesurer l’audience de notre site internet) ;

Seul l’émetteur d’un cookie peut lire ou modifier les informations qui y sont contenues.

Lors de votre première connexion au Site, il vous sera demandé expressément d’accepter les cookies du Site.

La durée de validité de ce consentement est de 6 mois maximum.

Nous vous informons que vous pouvez toutefois vous opposer à l'enregistrement de cookies en réglant la façon dont les cookies sont gérés dans votre navigateur :

Chrome : https://support.google.com/accounts/answer/61416?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr

Internet Explorer : https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

Edge : https://privacy.microsoft.com/fr-fr/windows-10-microsoft-edge-and-privacy

Safari : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/manage-cookies-and-website-data-sfri11471

Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies-preferences

Opera : http://help.opera.com/Windows/9.20/fr/cookies.html

Ne contrôlant pas la collecte des renseignements effectuée par les réseaux sociaux, nous suggérons à l’Utilisateur de consulter les politiques de confidentialité de ces réseaux et de paramétrer ses comptes d’utilisation afin de pouvoir exercer ses droits le cas échéant.

Notre utilisation des cookies

Afin de fournir nos services, de sécuriser et d’améliorer le Site, en personnalisant l’expérience de l’Utilisateur et en l’aidant à utiliser le Site de façon optimale, nous pouvons être amenés à associer des informations récoltées via les cookies à d’autres Renseignements Personnels.

Le tableau ci-après identifie les cookies qui peuvent être collectés. Nous tiendrons ces informations à jour, nos cookies étant amenés à évoluer pour des raisons d’amélioration des performances et de la sécurité informatique.

Type de cookies À quoi servent ces cookies Refuser les cookies

Cookies strictement nécessaires cookies nécessaires au bon fonctionnement du Site et permettant d’utiliser les fonctionnalités essentielles du Site. L’Utilisateur ne peut pas refuser ces cookies, ceux-ci étant strictement nécessaires au fonctionnement du Site.

L’Utilisateur peut bloquer ou supprimer ces cookies en changeant les paramètres de son navigateur.

Cette opération est de nature à altérer l’expérience de l’Utilisateur sur le Site.

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13. Sécurité

Les Renseignements Personnels sont traités de façon à garantir une sécurité appropriée à l'aide de mesures physiques, techniques ou organisationnelles pertinente au regard de l’état de l’art en la matière, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle.

Selon les besoins, les risques, les coûts et la finalité de traitement ces mesures peuvent inclure l’anonymisation et le chiffrement des Renseignements Personnels.

La Société met en place une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

14. Modifications

La Société se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment. Advenant toute modification, un avis approprié sera affiché sur le Site. Les modifications apportées à la Politique entreront en vigueur une fois publiées sur le Site.

Le fait que vous continuez à nous fournir des Renseignements Personnels ou à utiliser notre Site, après avoir été informés des modifications, équivaut à une acceptation de ces dernières.

15. Responsable à la protection de la vie privée

Si vous désirez obtenir plus d’informations concernant la présente Politique , si vous désirez formuler des commentaires ou des plaintes à l’égard de celle-ci ou des pratiques en matière de protection des renseignements personnels de la Société ou, si vous désirez exercer l’un de vos droits énoncés plus haut, contactez notre Responsable à la protection de la vie privée, madame Mélanie Rouillon, par courrier électronique à contact_données@fed-group.fr ou par la poste aux coordonnées suivantes :

À l’attention de la Responsable à la protection de la vie privée

1010 rue Sainte Catherine Ouest, WeWork, suite 200

Montréal (Québec), Canada, H3B 5L1